Η ψηφιακή συλλογή των λευκωμάτων (scrapbooks) του Ιωάννη Γεννάδιου

Η τεκμηρίωση έγινε με το σύστημα e-preserve assets ακολουθώντας πρότυπα Dublin core προσαρμοσμένα στις ανάγκες της συλλογής.

Η γλώσσα των μεταδεδομένων είναι ελληνική σε μονοτονικό σύστημα. Γενικά έγινε προσπάθεια να μεταφερθούν τίτλοι, κύρια ονόματα και τοπωνύμια με τον ακριβή τρόπο και στη γλώσσα στην οποία εμφανίζονται στο πρωτότυπο.

Το υλικό των λευκωμάτων αποτελείται από έντυπο υλικό, επιστολές, εφήμερα, αποκόμματα εφημερίδων, χειρόγραφα, φωτογραφίες, λιθογραφίες, κλπ. Τα μεταδεδομένα έχουν καταχωρηθεί σε 19 πεδία αλλά λόγω της διαφορετικής υφής του υλικού δεν συμπληρώνονται πάντα όλα τα πεδία. Για παράδειγμα, όταν ένα τεκμήριο είναι απόσπασμα κάποιου βιβλίου η βιβλιογραφική παραπομπή περιλαμβάνει το όνομα του χαράκτη, του τυπογράφου ή του εκδότη έτσι ώστε να βοηθήσει στον προσδιορισμό της πηγής του τεκμηρίου.

Το πεδίο ημερομηνία συμπληρώνεται μόνο όταν αναφέρεται μια ακριβής ημερομηνία στο ίδιο το τεκμήριο. Στην περίπτωση που το τεκμήριο δεν περιέχει ημερομηνία αλλά υπάρχουν αρκετές πληροφορίες που επιτρέπουν στον τεκμηριωτή να τη συμπεράνει, η πληροφορία αυτή προστίθεται στο πεδίο ημερομηνία κάλυψης (από)/(έως).

Επιπλέον, τα πεδία περιγραφή και σημειώσεις έχουν μεγάλη σημασία δεδομένου ότι περιέχουν τις πληροφορίες που σταχυολογούνται από τους τεκμηριωτές αλλά που δεν εμφανίζονται στο ίδιο το τεκμήριο.

Ο χρήστης έχει τη δυνατότητα της Αναζήτησης σε όλες τις συλλογές (απλή αναζήτηση) πληκτρολογώντας μια λέξη-κλειδί από οποιοδήποτε πεδίο των μεταδεδομένων ή της Αναζήτησης σε μια επιμέρους συλλογή (λευκώματα ή τεκμήρια).

Η αναζήτηση επιστρέφει μια λίστα τεκμηρίων, ο αριθμός των οποίων υποδεικνύεται στα δεξιά. Στη λίστα αυτή μικρογραφίες των ψηφιακών εικόνων συνοδεύονται από τον αριθμό του τεκμηρίου στη βάση δεδομένων, το θέμα ή τα θέματα, και την περιγραφή. 

Με την επιλογή Περισσότερα… ανοίγει ένα νέο παράθυρο όπου ο χρήστης βλέπει μια μεγαλύτερη εικόνα που συνοδεύεται από τις ακόλουθες πληροφορίες:

αριθμός λευκώματος, τόμου, δισέλιδου και τεκμηρίου,

θέμα/θέματα,

περιγραφή,

είδος υλικού/εγγράφου και φυσική περιγραφή,

ημερομηνία,

γεωγραφική θέση,

μνημείο, και

ονόματα σχετικά με την παραγωγή ή/και τη συγγραφή του τεκμηρίου.

Στην Αναζήτηση σε μια επιμέρους συλλογή ο χρήστης μπορεί να πλοηγηθεί στα λευκώματα επιλέγοντάς τα από μια λίστα όπου αναφέρεται ο τίτλος και ο αριθμός τους. Επιλέγοντας κάποιο λεύκωμα εμφανίζονται εικόνες προεπισκόπησης των δισέλιδων (σαλονιών) που αποτελούν το λεύκωμα. Ο χρήστης μπορεί να επιλέξει ένα συγκεκριμένο δισέλιδο από τη λίστα ή να τα περιηγηθεί με τις επιλογές <<  Προηγούμενη ή Επόμενη  >>. Επιλέγοντας την εικόνα προεπισκόπησης εμφανίζεται μια μεγαλύτερη εικόνα.

Η Αναζήτηση Τεκμηρίων επιτρέπει στο χρήστη να ψάξει λεπτομερώς όλα τα μεταδεδομένα ανά πεδίο. Εμφανίζονται 19 πεδία μεταδεδομένων από το οποία μερικά περιλαμβάνουν και λίστες/θησαυρούς. Οι όροι στις λίστες εμφανίζονται ακριβώς όπως καταγράφονται στα λευκώματα. Έχει γίνει μόνο μερική τυποποίηση και επιμέλεια της ορθογραφίας κυρίως στα ονόματα των κύριων πόλεων (Αθήνα, Παρίσι, Λονδίνο, κλπ).

Στις περιπτώσεις που υπάρχει ριζόχαρτο ανάμεσα στις σελίδες ενός λευκώματος το δισέλιδο είναι ψηφιοποιημένο δύο φορές και σημειώνεται με την ένδειξη @.